La descripción de los puestos de trabajo (también llamado perfil del puesto de trabajo, “Job description”, análisis de funciones y responsabilidades del personal, etc..) es una práctica habitual en las empresas que consiste en poner en papel (por escrito), lo siguiente:
- La identificación del puesto
- Formación requerida
- Experiencia necesaria
- Funciones y responsabilidades
Todo ello por cada uno de los puestos de trabajo incluidos en el organigrama de la empresa.
Es un requisito de cualquier norma ISO, e independientemente de ello, es una herramienta de Recursos Humanos muy interesante de implantar en cualquier tipo de organización (empresas, administraciones públicas, etc..)
No todas las empresas saben realizar una buena descripción de puestos de trabajo y sobre todo, saber utilizarlo una vez que se ha redactado más allá de tenerlo para enseñárselo al auditor.
Así pues, te lo explico todo con detalle en este post.
¿Qué dice la norma ISO 9001 sobre los perfiles de los puestos de trabajo?
La norma ISO 9001, es su punto “7.2 Competencia”, establece que la organización debe:
- a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;
- b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;
- c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
- d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
Así pues, si te fijas en el primer punto, sin llegar a explicar que hay que realizar un perfil del puesto de trabajo, podemos decir que la única manera de “determinar la competencia necesaria” es precisamente empleando esta técnica.
Para saber cómo entender el término “competencia”, podemos acudir a las referencias que muestra la Norma “UNE-EN ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario”:
La competencia es «la capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos»
¿Cómo identificar los puestos de trabajo en tu organización?
Lo primero de todo es realizar un organigrama funcional de tu organización, puesto que haremos una ficha o documento por cada puesto reflejado en el mismo.
Como seguramente ya sabéis, un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa (o cualquier otra organización) que incluye las estructuras departamentales y un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales
Sobre los sistemas de gestión, muchas veces se olvida realizar el puesto de trabajo del responsable o coordinador de calidad (o de medioambiente, o de seguridad, según el sistema que se esté implantando) y el del auditor de calidad (que se puede fusionar con el anterior), pero digamos que es un requisito obligatorio el disponer del análisis de estos dos puestos, que muchas veces son de “nueva creación” y compartidos con otras funciones.
Por lo tanto, en el organigrama se debería tener reflejado al coordinador o responsable de calidad.
¿Cómo hacer una buena descripción de puestos de trabajo?
Uno de los temas importantes a la hora de describir un puesto de trabajo que, en principio, no tienes porqué tener en cuenta la persona o personas que lo están desarrollando ahora mismo, sino que en su lugar deberías poner el “ideal”, cual sería el perfil perfecto.
Es como cuando se busca una persona para un puesto determinado, normalmente se describe todo lo que debería disponer esa persona, aunque luego se termine contratando a alguien que no cumpla al 100% todos los requisitos.
¿Y qué pasa si las competencias que necesita un puesto de trabajo no las tiene la persona que actualmente lo está cubriendo?
Es una pregunta habitual y la respuesta es sencilla, se crea un plan de formación/capacitación (que también es un requisito de la norma), para que esa persona poco a poco pueda acercarse al perfil ideal.
Ojo, esto es así siempre cuando el puesto no tenga que disponer de alguna acreditación o titulación imprescindible para ese puesto y que sea difícil o largo de obtener.
También tener en cuenta que se debe realizar un análisis por cada puesto de trabajo, es decir, si hay 10 comerciales y el puesto es el mismo para todos, basta realizar una ficha, no 10.
Como documentar los puestos de trabajo
Para hacer la descripción de los puestos de trabajo lo primero sería crear o disponer de una plantilla o formato destinado para tal efecto, normalmente en “Word”, aunque también se podría realizar en otros soportes.
Yo normalmente les llamo “fichas de los puestos de trabajo”, y es un solo documento por cada descripción. En otras ocasiones hemos juntado todas las fichas en un solo documento, con un índice, el organigrama, presentación, etc.. y le hemos llamado “manual de funciones”.
Lo importante es que, como toda la documentación del sistema de gestión, sea fácil de archivar, disponga de un encabezado con el logotipo, código del documento, nombre, fecha y edición (o versión) para poder controlar los cambios.
A continuación, un ejemplo de como se puede ordenar las fichas de los puestos de trabajo:
A continuación, un ejemplo de encabezado de un ficha de puesto de trabajo:
Contenido del puesto de trabajo
Desde mi punto de vista, el contenido mínimo de un puesto de trabajo debería ser el siguiente:
- Nombre del puesto: define el nombre del puesto según el organigrama actual
- Misión del Puesto: define en líneas generales el objetivo o actividad inherente a dicho puesto
- Perfil requerido: define explícitamente qué requisitos de competencia se exige al personal para ocupar un determinado puesto de trabajo, y se distribuyen en:
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- Formación reglada o académica, en caso de ser necesaria, como puede ser ingeniero/a industrial, graduado/a en gestión de empresas, etc.
- Formación específica. Cursos de formación concretos necesarios para ese puesto
- Experiencia mínima. En el caso de ser requerida, como por ejemplo “Cinco años de experiencia en un puesto similar”.
- Habilidades prácticas. Que son las habilidades personales, destrezas, etc. como pueden ser dotes comerciales, liderazgo, flexibilidad/adaptabilidad, actitud positiva, habilidades comunicativas., capacidad para resolver problemas, creatividad etc..
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- Funciones/Responsabilidades: Aquí se tienen que definir las tareas y funciones principales asignadas al trabajador.
Para ello te puede ser útil hacerlo o apoyarte en lo siguiente:
- Si tienes definidos los procedimientos o instrucciones de trabajo, ir recopilando las tareas o actividades que se han descrito y plasmarlo en este apartado.
- Sino, lo ideal sería entrevistarte con alguna persona que desempeñe el puesto de trabajo actualmente y te describa las tareas mas importantes de su jornada laboral, desde que empieza hasta que acaba.
Normalmente es una frase corta, descriptiva, que diga el “que” se hace, como por ejemplo, “atender el teléfono”, “realizar ofertas para los clientes”, etc…
Lo normal es que una vez tengamos descritos los puestos de trabajo se comuniquen o se entreguen a las personas que está desarrollando o van a ocupar ese puesto para que puedan ver de primera mano que se espera de ellos y en caso necesario, detectar necesidades de formación y de competencias
Quien debe redactar los perfiles de los puestos de trabajo
Empresas grandes, esta claro que es una tarea del personal de Recursos Humanos de la organización. Sino no se dispone de esta figura, yo recomiendo que lo realice el responsable de calidad. Sino, lo ideal sería que cada jefe de departamento o área, o el inmediatamente superior, redactara el perfil de puesto, ya que es la persona con mas conocimiento de esa área. En ultima instancia, el gerente o director podría elaborar la descripción de los puestos de trabajo
Es importante contar con la colaboración de alguno de los trabajadores que ocupa ese puesto para que sea lo mas real posible, puesto que son los que disponen de información de todas las tareas que realizan.
Por supuesto, también es muy común contratar a un consultor como nosotros para realizar este trabajo, teniendo muchas ventajas al hacerlo así (ahorro de tiempo, imparcialidad, experiencia conocimiento experto en la materia, etc..)
Beneficios de la descripción de puestos de trabajo
Esta herramienta de recursos de humanos es muy interesante, puesto que permite posteriormente realizar varios estudios o acciones en cuanto a las personas, como por ejemplo:
- Planes de carrera
- Evaluación de competencias
- Medición de carga de trabajo
- Identificación de necesidades formativas
- Análisis de retribuciones por puesto de trabajo
- Punto de partida para la elaboración de los procedimientos e instrucciones de trabajo
- Búsqueda y selección de personal
- Etc.
Todo parte de una identificación y descripción bien realizada de los puestos de trabajo de la organización.
Y eso es todo, espero que os haya gustado el post. Si necesitáis contratar servicios de consultoría para la realización de vuestros perfiles de los puestos de trabajo, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.
